Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Menganalisis Jabatan

    A.     Pengertian analisis jabatan

Analisis pekerjaan adalah sebuah teknik manajemen yang amat penting karena analisisi pekerjaan akan menghasilkan informasi yang amat diperlukan untuk mendesain atau mengembangkan organisasi, rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, serta penggajian. (Amstrong 2004 )

Analisis pekerjaan merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan kepada orang lain untuk tujuan manajemen. (Umar 2004 )

Analisis jabatan merupakan suatu langkah penting yang harus dilakukan oleh pelaksana kegiatan fungsi SDM, karena merupakan muara dari beragam informasi yang dapat digunakan untuk melaksanakan fungsi – fungsi SDM, seperti perekrutan dan selekssi, pelatihan, kompensasi, dan evaluasi kinerja. 

 

    B.      Tahapan pembuatan analisis jabatan

Gary dessler mencantumkan enam langkah atau tahap untuk membuat analisi jabatan, yaitu identifikasi, analisis informasi, tambahan yang sesuai, pemilihan posisi, analisis jabatan, analisis informasi dari rekan kerja dan pembuatan deskripsi jabatan serta spesifikasi jabatan. Keenam tahap tersebut harus dilaksanakan seluruhnya dan secara berurutan.

 Tahap pertama

Melakukan identifikasi. Pembuatan analisi jabatan harus tau kegunaan informasi yang dikumpulkannya. Hal ini perlu dilakukan agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan informasi. 

Tahap kedua

Melakukan analisis informasi tambahan yang sesuai, seperti struktur organisasi, bagan proses produksi, serta deskripsi jabatan yang telah ada. Hal ini perlu dilakukan agar analisator dapat mengetahui kaitan antara pekerja yang satu dengan yang lain, dapat mengetahi beban kerja yang ada, serta dapat mengetahui perbedaan antara deskripsi jabatan yang telah dibuat dan fakta yang ada. 

Tahap ketiga

Analisator memilih posisi atau jabatan yang akan dianalisi, misalnya jabatan penyelia. Pemilihan posisi yang akan dianalisis ini merpakan salah satu cara terbaik, terutama bila jabatan atau posisi yang akan dianalisis sanagt banyak jumlahnya. Pemilihan jabatan yang akan dianalisis ini, misalnya melakukan penelitian dengan menggunakan sampel. 

penntingnya Analisis Kelayakan Usaha Untuk Menghindari Kegagalan  

Tahap keempat

Melakukan analisis jabatan yang sebenarnya. Jabatan atau posisi yang telah dipilih pada langkah ketiga analisis, dengan cara mengumpulkan data aktifitas jabatan, perilaku karyawan yang diperlukan untuk mengisi jabatan tersebut, kondisi kerja, serta kemampuan karyawan yang diperoleh untuk melaksakan pekerjaannya pada jabatan tersebut. 

Tahap kelima

Hasil analisis jabatan yang telah dilakukan pada langkah keempat diperbandingkan dengan informasi yang diperoleh dari rekan kerja. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga objektivitas jawaban. 

Tahap keenam

Analisator mengembangkan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan berdassarkan hasil dari kelima tahap analisis yang telah dilakukan. Deskripsi jabatan memberi informasi dasar tenatng jabatan, termasuk nama jabatan, hubungan pelapor, manfaat secara keseluruhan serta tanggung jawab dan tugas atau kewajiban yang utama. Spesifikasi jabatan adalah karakteristik yang perlu dimiliki oleh setiap orang untuk memenuhi persyaratan suatu jabatan. 

    C.     Langkah – langkah utama dalam analisis pekerjaan

Hasil analisis pekerjaan secara garis besar terdiri atas:

      1.      Isi pekerjaan

      2.      Lingkup pekerjaan

      3.      Klasifikasi pekerjaan

Ketiga hasil analisis pekerjaan tersebut antara lain dapat diperoleh melualui langkah –langkah berikut :

    1.      Penentuan tugas –tugas

    2.      Penentuan kegiatan - kegiatan dalam pekerjan

    3.      Penetuan perilaku – perilaku

    4.      Penentuan kewajiban – kewajiban yang harus dilaksanakan

    5.      Penetapa pengetahuan

    6.      Penetapan kemapuan –kemampuan

    7.      Penetapan kecakapan –kecakapan

   8.    Penetapan kepribadian, sikap , ketangkasan, dan karakteristik fisik dan mental yang diperlukan dalam pekerjaan. 

Klasifikasi pekerjaan baik berdasarkan tingkat tanggung jawab maunpun jenis kerja merupakan aktifitas utama kedua yang sangat penting dan dikehendaki bagi pengawasan ekstrenal , keadilan penggajian dan efisiensi (gomes, 1995 ).

    D.     Tujuan analisis pekerjaan 

Beberapa tujuan analisis pekerjaan adalah sebagai berikut ( bernandin dan joyce ):   

.    Job description

Berisi iformasi identifikasi, riwayat, kewajiban kewajiban, pertanggung jawaban, spesifikasi atau standar standar pekerjaan.

2   .      Job classification

Pengelompokan, pengkelasan, dan jenis –jeis pekerjaan berdasarkan rencna sistematik tertuntu.

3   .      Job evaluation

Merupakan prosedur klasifikasi pekerjaan berdasarkan kegunaan di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

4   .      Job design restructuring

Meliputi usaha usaha untuk merelokasi dan menstrukturalisasi kegiatan kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

5   .      Personel requirement / specifications

Spesifikasi ini adalah kualifikasi minimal untuk suatu pekerjaan. Penyususnan persyaratan –persyaratan atau spesifikasi – spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, misalnya pengetahuan , skil, ketangkasan, sifat –sifat dan ciri –ciri yang diperlukan bagi keberhasilan pekerjaan.

     .      Performance appraisal

Penialain sistematis yang dialkuakn oleh para supervisor terhadap performasi pekerjaan dari para pekerja. Tujuan penting dari penilaian performansi adalah mempengaruhi performansi para pekerja melalui keputusan –keputusan administrasi, misalnya promosi, lay off atau pemberhentian sementara, transfer masuk maupun keluar, kebijakan gaji, dan pemberian informasii mengenai kemampuan yang dibutuhkan pekerja maupun kekurangan yang terkait pekerjaan.

7  .      Worker mobility

Analisis pekerjaan diperlukan untuk mendukung mobilitas pekerja dalam karir, yang meliputi dinamika posisi – posisi, okupasi – okupasi dan pekerjaan tertentu.

8  .      Efficiency

Suatu pekerjaan disebut efisiensi apabila mencakup integrasi proses kerja yang optimal dan didukung perencanaan yang baik dalam keamanan peralatan dan fasilitas fisik lainnya. Proses pengintegrasian pekerjaan perlu memperhatikan efisiensi tentang prosedur prosedur kerja, susunan kerja, dan juga prosedur –prosedur kerja sebagai referensi tertentu pada aktifitas aktifitas pekerjaan. 

Komunikasi nonverbal dalam berbisnis  

9  .      Safety

Fokus perhatian safety dititikberatkan pada penghentian, pengeliminasi atau menghindari kondisi kondisi fisik, kondisi- kondisi lingkungan dan perilaku perilaku kerja yang tidak aman. 

-  Human recources planning

Perencanaan SDM akan selalu meliputi upaya perencanaan agar memperoleh the right mans in the right places and in right times, untuk mnencapai kemanfaatan yang sebesar besarnya atas keberadaan SDM dalam suatu organisasi atau perusahaaan.

   -   Legal / quasi legal requirements

Analisis pekerjaan juga diperlukan untuk menyusu regulasi regulasi dan berbagai ketentuan organisasional.

 

     E.      Uraian pekerjaan

Uraian pekerjaan / job description adalah analisis pekerjaan pada tingkat operasional. Uraian pekerjaan merupakan rumusan kewajiban dan tanggung jawab dalam pekerjaan – pekerjaan tertentu yang disusun secara jelas dan teratur ( Edwin b. flippo). 

Informasi yang didapat dalam uraian pekerjaan :

Informasi tentang sifat pekerjaan dan informasi tentang sosok SDM yang mungkin sesuai dengan pekerjaan tersebut. 

Uraian pekerjaan merupakan kelanjutan langkah dalam analisis pekerjaan. Sebagian besar deskripsi pekerjaan sebaiknya mencakup hal hal ( umar,2004 ):

• Nama
• Detail identifikasi
• Nama penjabat
• Garis pelapor
• Tujuan pokok pekerjaan
• Tugas dan tanggung jawab
• Konteks
• Kontak
• Bawahan
• Dimensi
• Kondisi pekerjaan
• Pengetahuan, keahlian dan pengalaman
• Kompetensi
• Informasi lain
• Tanda tanga dan tanggal

      F.      Spesifikasi pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan / job specification / persyaratan pekerjaan adalah analisis pekerjaan yang memuat persyaratan persyaratan kemampuan yang harus dipunyai oleh SDM untuk  melakukan pekerjaan yang terdapat dalam uaraian pekerjaan.

ada tujuh factor pribadi yang perlu diperhatikan dalam menentukan persyaratan pekerjaan :

• Penampilan fisik
• Kemampuan diri
• Inteligensi
•  Sikap prilaku
•   Minat
•    Kepribadian
•  Lingungan