pengertian dokumen, dokumentasi dan jenis-jenis dokumen ~ administrasi perkantoran

A. Pengertian dokumen

Surat adalah salah satu dokumen kantor yang sangat diperlukan sebagai bukti tertulis. Dokumen dokumen kantor harus dipelihara sebaik mungkin agar bila suatu saat tertentu dapat digunakan. Banyak jenis-jenis dokumen yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan kantor. Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris dan bahasa Belanda yaitu dokument.
Menurut ensiklopedia umum dokumen berarti surat akte piagam dan bukan rekaman yang tertulis dan tercetak yang dapat memberi keterangan.
Menurut ilmuwan bahasa Inggris Webster dokumen adalah
A. Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dilengkapi dengan fakta-fakta
B. Dokumen melengkapi keabsahan keterangan Seperti surat keterangan pernyataan lampiran untuk melengkapi sebuah buku atau tesis

Menurut kamus kepegawaian dokumen ialah
A. Semua catatan tertulis baik tercetak maupun tidak tercetak
B. Segala benda yang mempunyai keterangan dipilih untuk dikumpulkan disusun disediakan atau untuk disebarkan
Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian dokumen ini sangat luas sebuah dokumen mencakup segala macam benda yang dapat memberikan keterangan tidak terbatas pada benda yang tercetak dan yang tergambar juga yang punya nilai keterangan seperti patung keris mata uang dan lain-lain.

B.pengertian dokumentasi

Kata dokumentasi berasal dari bahasa Inggris yaitu documentation, sedangkan dalam bahasa Latin adalah dokumentum yang berarti pencarian penyelidikan pengumpulan penyusunan pemakaian dan penyediaan Dokumen untuk mendapat keterangan keterangan dan penerangan penerangan dan bukti. Begitu pula menurut Ensiklopedia Indonesia dokumen adalah pencarian pengumpulan serta peraturannya.
Dari pengertian dokumentasi tersebut di atas terdapat dua unsur yaitu kumpulan dokumen-dokumen yang dapat memberikan Keterangan atau bukti dan aktivitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengolahan dokumen secara sistematis serta penyebarluasan kepada pemakai informasi.

baca juga Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Menganalisis Jabatan

c. Jenis-jenis dokumen

Jenis dokumen dapat dilihat dari berbagai segi antara lain

1. Segi pemakaiannya
Dari segi pemakaiannya dokumen dapat dibagi atas
A. Dokumen pribadi Iyalah surat-surat penting yang  kegunaannya untuk kepentingan pribadi Seperti surat nikah akte kelahiran ijazah KTP dan lain-lain
B. Dokumen Niaga ialah surat-surat berharga yang kegunaannya untuk bukti dalam melakukan transaksi jual-beli contohnya faktur kuitansi surat pengantar packing list wesel dan lain-lain
C. Dokumen pemerintah  ialah surat penting yang digunakan sebagai bahan bukti dalam kegiatan pemerintahan seperti RAPBN, undang-undang, peraturan daerah
D. Sejarah ialah suatu rapat persiapan penting sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu seperti foto-foto perjuangan, Monumen yang melambangkan peristiwa sejarah, teks proklamasi, sumpah pemuda, pancasila, dll
 
2. Segi kuncinya dokumen terdiri atas dua macam yaitu
A. Dokumen Dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen ini dapat di bagi 3 yakni
a. Dokumen dinamis aktif ialah dokumen yang dipakai secara terus-menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
b. Dokumen semi aktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun
c. Dokumen inaktif ialah dokumen yang sudah jarang sekali digunakan.

3. Dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya dapat dibagi atas
A. Dokumen corporal ialah dokumen yang dipakai secara terus-menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
B. Dokumen literal adalah dokumen yang ditulis dicetak direkam dan digambar seperti buku surat kabar majalah film mikrofilm pita kaset dan sebagainya
C. Dokumen privat ialah dokumen berupa surat surat atau arsip misalnya surat dinas surat niaga surat berharga surat tanda bukti laporan dan sebagainya dokumen ini biasanya disimpan dibagian kearsipan.

Dari ketiga jenis dokumen diatas termasuk dokumen kantor ialah dokumen privat (surat-surat atau arsip). Dokumen privat bersifat tertutup untuk umum dari yang tidak berkepentingan tidak boleh meminjam surat atau arsip yang disimpan suatu kantor atau organisasi. Berdasarkan isinya dokumen privat dapat dibedakan menjadi 5 macam yaitu
1. Personal record yaitu catatan yang berhubungan dengan kepegawaian seperti daftar hadir daftar riwayat hidup DP3 dan kp4
2. fInancial record yaitu catatan mengenai keuangan seperti cek kuitansi kartu kredit wesel giro surat tagihan dan lainnya
3. Sales record itu catatan yang mengenai perdagangan seperti catatan mengenai relasi bisnis atau pelanggan surat pengantar barang promosi nota penjualan dan lainnya
4. Inventory record yaitu catatan mengenai barang-barang inventaris kantor
5. Production record yaitu catatan mengenai kegiatan produksi seperti bahan dasar atau bahan baku jumlah bahan alat-alat catatan kuitansi bahan dan lainnya

D.kegiatan dokumentasi
Kegiatan dokumentasi merupakan kegiatan mencari mengumpulkan menyusun menyelidiki meneliti perbaikan menyiapkan dan menyajikan dokumen agar dapat dijadikan bukti keterangan untuk bahan mengambil keputusan.
1. Mencari dan mengumpulkan dokumen
Mengumpulkan dokumen dapat dilakukan dengan cara menerima informasi, memberikan informasi, menukar informasi, berlangganan dan membeli dokumen

2. Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen
Dokumen yang dicari dikumpulkan dan dicatat kedalam buku induk dokumen

3. Mengolah dokumen menjadi dokumentasi
Hal-hal yang dilakukan dalam mengolah dokumentasi ialah
A. Memilih dokumen yang dapat dijadikan dokumentasi
B. Mengkaji, melengkapi dan mempelajari isi dokumentasi
C. Meringkas atau menerjemahkan dokumen
D. Menggolongkan dokumen
E. Menggandakan dan menyebarluaskan dokumen sesuai dengan kebutuhan



4. Mereproduksi dokumen
Yang dimaksud dengan mereproduksi dokumen ini adalah menggandakan dokumen yang telah selesai diolah sesuai kebutuhan misalnya ringkasan, terjemahan abstrak dan lainnya

5. Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen
Bagian dokumentasi harus dapat menyajikan informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai. Penyebarluasan dokumen dilakukan dengan distribusi aktif dan distribusi pasif. Distribusi aktif ialah menyebarluaskan dokumen secara terus menerus. Distribusi pasif ialah menyebarluaskan dokumen sesuai permintaan.

6. Menyimpan dan memelihara dokumen
Menyimpan dokumen dapat dilakukan dengan cara yakni
A. Menyimpan fisik dokumen artinya wujud Dokumen itu sendiri disimpan.
B. Menyimpan informasi dokumen artinya ialah isi atau informasi atau keterangan dokumen yang disimpan.
Dokumen yang tidak tercetak dapat dilakukan penyimpanannya dengan menggunakan film , micro film, kaset, slide, piringan hitam dan lainnya. Pada penyimpanan dokumen juga perlu diadakan pemeliharaan atau perawatan